Dokumentacja medyczna jest za darmo, gdy placówka udostępnia ją pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie (art. 28 ust. 2a pkt 1 ustawy o prawach pacjenta). Za kolejne kopie tych samych dokumentów placówka może pobrać opłatę, ale nie wyższą niż ustawowy limit.
W pigułce
- Pierwsza kopia dokumentacji medycznej jest bezpłatna. Dotyczy pacjenta i jego przedstawiciela ustawowego.
- Bezpłatność obejmuje pierwsze udostępnienie w żądanym zakresie. Za kolejną kopię tych samych dokumentów placówka może pobrać opłatę.
- Wgląd w dokumentację na miejscu nic nie kosztuje. Można przy tym robić notatki i zdjęcia.
- Opłata za kolejne kopie ma ustawowy limit. Zależy od przeciętnego wynagrodzenia i zmienia się co kwartał.
- Po śmierci pacjenta dokumentację dostaje także osoba bliska. Chyba że sprzeciwi się inna osoba bliska albo pacjent za życia.
- Placówka przechowuje dokumentację co do zasady 20 lat. Niektóre dokumenty krócej, niektóre dłużej.
- Przy odmowie można zwrócić się do Rzecznika Praw Pacjenta. Wniosek jest bezpłatny.
- Dokumentacja to podstawowy dowód w sprawie o błąd medyczny. Warto ją uzyskać jak najwcześniej.
Prawo do dokumentacji medycznej
Pacjent ma prawo dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia i udzielonych mu świadczeń (art. 23 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta). Placówka udostępnia ją pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie upoważnionej przez pacjenta (art. 26 ust. 1).
Dokumentacja może zostać udostępniona na kilka sposobów (art. 27 ust. 1).
- Do wglądu w miejscu udzielania świadczeń albo w siedzibie placówki, z możliwością sporządzenia notatek lub zdjęć.
- Przez wyciąg, odpis, kopię albo wydruk.
- Za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
- Na informatycznym nośniku danych, na przykład na płycie z badaniami obrazowymi.
- Przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z obowiązkiem zwrotu, ale tylko na żądanie organów władzy publicznej albo sądów, a także gdy zwłoka mogłaby zagrozić życiu lub zdrowiu pacjenta.
Dokumentację papierową placówka może udostępnić także w formie skanu, jeżeli przewiduje to jej regulamin organizacyjny (art. 27 ust. 3). Zdjęcia rentgenowskie na kliszy wydaje się za potwierdzeniem odbioru i z obowiązkiem zwrotu (art. 27 ust. 2).
Kiedy dokumentacja medyczna jest bezpłatna
Placówka może pobierać opłatę tylko za wyciąg, odpis, kopię, wydruk, nośnik danych i skan (art. 28 ust. 1). Wgląd w dokumentację na miejscu jest więc bezpłatny. Opłaty nie pobiera się także w kilku innych sytuacjach (art. 28 ust. 2a).
- Pierwsze udostępnienie pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu w żądanym zakresie i w formie wyciągu, odpisu, kopii, wydruku, nośnika danych albo skanu.
- Udostępnienie w związku z postępowaniem w sprawie świadczenia kompensacyjnego z Funduszu Kompensacyjnego Zdarzeń Medycznych.
- Udostępnienie w związku z niektórymi postępowaniami prowadzonymi przez Rzecznika Praw Pacjenta.
Kluczowe są słowa „po raz pierwszy w żądanym zakresie”. Jeżeli pacjent poprosi o kopię całej historii leczenia, dostanie ją bezpłatnie. Jeżeli po roku poprosi o kopię tych samych dokumentów, placówka może pobrać opłatę. Jeżeli natomiast poprosi o dokumenty, których wcześniej nie otrzymał, na przykład z późniejszego pobytu w szpitalu, znowu dostanie je bez opłaty.
Nasze stanowisko. Przy pierwszym wniosku warto od razu poprosić o pełną dokumentację z danego leczenia, w tym o wyniki badań i płytę z badaniami obrazowymi. Wąski pierwszy wniosek może oznaczać płatność za kolejne kopie.
Ile może kosztować kolejna kopia
Wysokość opłaty ustala placówka (art. 28 ust. 3), ale ustawa wyznacza górny limit (art. 28 ust. 4). Limit zależy od przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa GUS. Maksymalne stawki wskazujemy niżej.
- Jedna strona wyciągu albo odpisu. Najwyżej 0,002 przeciętnego wynagrodzenia.
- Jedna strona kopii albo wydruku. Najwyżej 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia.
- Udostępnienie na nośniku danych. Najwyżej 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia.
Limit zmienia się od pierwszego dnia miesiąca następującego po ogłoszeniu nowego przeciętnego wynagrodzenia. Warto zapytać placówkę o aktualną wysokość opłaty przed złożeniem wniosku.
Dokumentacja po śmierci pacjenta
Po śmierci pacjenta dokumentację otrzymuje osoba upoważniona przez pacjenta za życia albo osoba, która w chwili śmierci była jego przedstawicielem ustawowym. Dokumentacja jest udostępniana także osobie bliskiej, chyba że sprzeciwi się temu inna osoba bliska albo pacjent sprzeciwił się za życia (art. 26 ust. 2).
Spór między osobami bliskimi rozstrzyga sąd w postępowaniu nieprocesowym (art. 26 ust. 2a). Nawet gdy pacjent za życia się sprzeciwił, sąd może na wniosek osoby bliskiej zgodzić się na udostępnienie dokumentacji, jeżeli jest to niezbędne do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia z tytułu śmierci pacjenta albo do ochrony życia lub zdrowia osoby bliskiej (art. 26 ust. 2b).
Jak długo placówka przechowuje dokumentację
Co do zasady przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29 ust. 1). Przepis przewiduje wyjątki.
- 30 lat od końca roku zgonu, gdy pacjent zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia.
- 22 lata dla dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia.
- 10 lat dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją pacjenta.
- 5 lat albo 2 lata dla skierowań i zleceń lekarza, zależnie od tego, czy świadczenia udzielono.
Po upływie tych okresów placówka niszczy dokumentację. Na wniosek może ją jednak wydać pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie upoważnionej (art. 29 ust. 2).
Jak złożyć wniosek o dokumentację
- Wskazać, czyja to dokumentacja i z jakiego okresu leczenia.
- Określić zakres, na przykład całą historię choroby, opis zabiegu, wyniki badań i płytę z badaniami obrazowymi.
- Wybrać formę, na przykład kopię papierową, wydruk albo nośnik danych.
- Złożyć wniosek na piśmie albo w sposób przyjęty w placówce i zachować potwierdzenie złożenia.
- Jeżeli wniosek składa inna osoba niż pacjent, dołączyć upoważnienie albo dokument potwierdzający uprawnienie.
Co zrobić, gdy placówka odmawia albo żąda opłaty
Można zwrócić się do Rzecznika Praw Pacjenta. Rzecznik wszczyna postępowanie wyjaśniające, jeżeli otrzyma informację co najmniej uprawdopodabniającą naruszenie praw pacjenta, a wniosek do niego jest wolny od opłat (art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o prawach pacjenta). We wniosku wystarczy wskazać wnioskodawcę, pacjenta i krótko opisać sytuację.
Uwaga. Przepis o zadośćuczynieniu za naruszenie praw pacjenta nie obejmuje prawa dostępu do dokumentacji medycznej (art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o prawach pacjenta). Odmowa wydania dokumentacji nie daje więc sama w sobie podstawy do zadośćuczynienia na tej podstawie. Właściwą drogą jest wniosek do Rzecznika.
Dokumentacja a sprawa o błąd medyczny
W sprawie o błąd medyczny dokumentacja jest podstawowym dowodem. Na jej podstawie ocenia się, czy leczenie było prawidłowe, i to ją analizuje biegły w sądzie. Warto ją uzyskać jak najwcześniej. Więcej piszemy w artykułach o tym, jak wygląda odpowiedzialność szpitala za błędy organizacyjne, oraz o tym, jak działa Fundusz Kompensacyjny Zdarzeń Medycznych.
Najczęstsze pytania
Tak, gdy placówka udostępnia ją pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie. Za kolejne kopie tych samych dokumentów może pobrać opłatę.
Pierwsza jest bezpłatna. Za kolejną placówka może pobrać opłatę do ustawowego limitu, który zależy od przeciętnego wynagrodzenia i zmienia się co kwartał.
Tak. Osoba bliska otrzymuje dokumentację, chyba że sprzeciwi się temu inna osoba bliska albo pacjent za życia. Spór rozstrzyga sąd.
Nie. Opłata może dotyczyć tylko kopii, wyciągów, odpisów, wydruków, nośników danych i skanów. Przy wglądzie można robić notatki i zdjęcia.
Złożyć wniosek do Rzecznika Praw Pacjenta. Wniosek jest bezpłatny.
Krótka odpowiedź na pytanie kosztuje 59 zł. Porada z analizą krótkiego dokumentu, na przykład wezwania, mandatu albo wyroku, kosztuje 99 zł.
Masz dokumentację i podejrzewasz błąd medyczny?
Opisz sprawę w formularzu. W sprawach o błąd medyczny wstępna analiza jest bezpłatna.
Podstawa prawna
- ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 581 ze zm.): art. 4 ust. 3 pkt 3, art. 23, art. 26, art. 27, art. 28, art. 29, art. 50
- Stan prawny na 6 października 2026 r.
Redakcja Proste Prawo 24
Portal prawny Proste Prawo 24. Wyjaśniamy przepisy na przykładach z praktyki. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.
biuro@prosteprawo24.pl